Wypełnianie wniosków o dofinansowanie z Urzędu Pracy – najczęstsze błędy

Wypełnianie wniosków o dofinansowanie z Urzędu Pracy potrafi zająć często całe godziny, szczególnie biorąc pod uwagę, że jak wszystkie dokumenty urzędowe, regulamin ubiegania się o dofinansowanie potrafi być napisany w niezrozumiały sposób dla osób nie obytych w urzędowym żargonie. Bardzo łatwo w tym momencie o pomyłkę, złą interpretację lub niewłaściwe wypełnienie rubryki. W tym momencie cała praca ląduje w koszu i często zanim poprawimy wniosek kończą się fundusze lub nasza szansa się zamyka. (Pamiętajmy, że osoba ubiegająca się o dofinansowanie musi być zarejestrowana jako bezrobotna i nie może odmówić propozycji stażu czy oferty pracy. Sprawdź nasz wpis: Kto może się ubiegać o dotacje z PUP)

Dlatego jeśli chcesz zwiększyć swoje szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku, zapoznaj się z poniższymi radami.

Ogólne zalecenia

Przed samym złożeniem wniosku przejrzyj jeszcze raz cały regulamin dofinansowania z Twojego Urzędu Pracy. Często urzędy stawiają kryteria rozpoznania wniosków, które są indywidualne dla nich i nie spotykane w pozostałych. Dla przykładu, niektóre placówki wymagają aby składane dokumenty zawierały określoną czcionkę, interlinię, akapity i były połączone w bardzo określony sposób. Nie dopełnienie tych formalności spowoduje odrzucenie wniosku już na starcie. 

Kolejną przyczyną do odrzucenia wniosku może być trudność w rozczytaniu się, dlatego najlepiej jeśli wszystkie dokumenty wypełnisz na komputerze. Urzędy w tym celu często udostępniają wersję edytowalną, ale jeśli się tak nie stanie to nic straconego. W internecie jest sporo programów, które przerobią wersję nie edytowalną (jak PDF) na format dokumentów z pakietów biurowych (DOC, ODT). 

Pamiętaj tylko, aby nie zmieniać samego wniosku – jedyne dozwolone edycje pliku to zwiększenie miejsca na tekst. Każde dodanie dodatkowych kolumn, pól czy zapisów spowoduje odrzucenie wniosku. Wszystkie dodatkowe informacje, które chcesz zawrzeć, a nie ma na nie miejsca we wzorze, powinieneś dołączyć w postaci załączników.

Poza tym, w zależności od konkretnego urzędu i źródeł z jakich przyznaje dofinansowania mogą się pojawić dodatkowe kryteria. W przypadku gdy dotacje są finansowane lub współfinansowane ze środków unijnych, dany nabór może być przeznaczony tylko dla wybranych osób. Na przykład do bezrobotnych w określonym wieku (do 30 lub powyżej 30 roku życia) lub dla ściśle określonych grup (z niskim wykształceniem czy pozostające długo na bezrobociu).

Ogólnie dobrze przyjęta praktyka wskazuje, aby wszystkie dokumenty były złożone w jednej podpisanej teczce (imię, nazwisko, adres, numer telefonu), a wszystkie strony powinny być ze sobą połączone, aby zminimalizować szansę na zgubienie jakiejś strony. Warto też pamiętać, aby zachować sobie kopie wszystkich dokumentów. Jeśli będzie potrzeba poprawy lub któryś z dokumentów zaginie, będzie można to szybko dostarczyć.

Wypełnianie wniosków o dofinansowanie z Urzędu Pracy – błędy formalne

Pamiętaj że musisz wypełnić wszystkie pola we wniosku, nawet jeśli Cię nie dotyczą. W tym wypadku powinieneś opatrzyć je komentarzem: nie posiadam, nie wymagane lub brak. Pozostawienie pustych pól może spowodować odrzucenie wniosku. 

Każdy Urząd Pracy posiada swoje wnioski i tylko te wnioski będą rozpatrywane. Dlatego nigdy nie pobieraj wniosku z internetu z innej strony niż oficjalna witryna urzędu, w którym starasz się o dofinansowanie. Jest to jeden z najczęstszych błędów, a pamiętaj że naprawa go może być czasochłonna. Różnice we wnioskach bywają bardzo znaczące.

Brak podpisów we wszystkich wymaganych miejscach lub podpisy w błędnych miejscach. Sugerujemy w tym wypadku sprawdzić każdy dokument 3 razy i najlepiej dać jeszcze komuś, aby to sprawdził. 

Błędne numery PKD lub ich brak (więcej o numerach PKD i ich znaczeniu znajdziesz tutaj: Wypełnianie wniosków o dofinansowanie z Urzędu Pracy – PKD).

Nadanie błędnych numerów załącznikom. Pamiętaj, że jeśli wzór wniosku zawiera listę wymaganych załączników, to należy je oznaczyć zgodnie z tą listą i kolejnością.

Wszystkie kserokopie dokumentów muszą posiadać komentarz: “potwierdzam zgodność z oryginałem” oraz zawierać datę i podpis. Dodatkowo wszystkie oryginały dokumentów musisz zabrać ze sobą w celu ich okazania w trakcie składania wniosku.

Wszystkie zaświadczenia powinny być aktualne, to znaczy od ich daty wydania nie powinno minąć więcej niż 30 dni.

Wypełnianie wniosków o dofinansowanie z Urzędu Pracy – błędy merytoryczne

Najczęstszym błędem merytorycznym jest niewłaściwe uargumentowanie potrzeby poniesienia kosztów wymienionych we wniosku. Pamiętaj, że urzędy wymagają pewności, że muszą Ci dać określoną kwotę. Jeśli chociaż jeden z wydatków przedstawisz jako niekoniecznie istotny, to może to wpłynąć na odrzucenie całego wniosku.

Błędne zakwalifikowanie kosztów lub zawarcie w liście zakupów pozycji, które się nie kwalifikują. Każde dofinansowanie ma określony katalog kosztów i zakupów, na które może zostać spożytkowane. Co więcej bardzo często te koszta muszą się mieścić w ściśle określonych procentach całej kwoty. Jeśli błędnie sklasyfikujesz koszt bądź dodasz koszt, który nie jest uwzględniony w katalogu, to Twój wniosek zostanie odrzucony.

Ostatnim i bardzo częstym błędem są błędy rachunkowe – pomyłki w wyliczeniach lub wnioskowanie o zbyt dużą kwotę (możliwe kwoty dofinansowania są uwzględniane indywidualnie przez każdy urząd).

Podsumowanie

Wypełnianie wniosków o dofinansowanie z Urzędu Pracy to nie lada wyzwanie i najczęściej stanowi ogromny problem dla początkujących przedsiębiorców. Większość wniosków urzędy odrzucają za pierwszym razem, a często również za drugim i trzecim. Dlatego jeśli chcesz uniknąć stresu to najlepiej zarezerwuj sobie mnóstwo czasu. Każdy dokument powinien być sprawdzony wielokrotnie i to najlepiej przez kilka osób. Pomoc osób, które miały już kontakt z urzędami i ze składaniem wniosków jest nieoceniona i pozwoli uniknąć Ci nawet tygodnie pracy.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że Twoje dokumenty zostaną złożone i wypełnione w należyty sposób, to skontaktuj się z naszymi ekspertami. Pomogliśmy już dziesiątkom osób i zdobyliśmy dla nich setki tysięcy w postaci dofinansowań.