Dofinansowanie z PUP – koszta

Składając wniosek o dofinansowanie musisz szczegółowo wypełnić wszystkie koszta jakie są niezbędne przy otwieraniu działalności. Oprócz tego musisz zaznaczyć z jakich środków będą te koszta zapłacone – środki własne, pożyczka, środki z dofinansowania. Chyba, że instrukcja do wypełniania wniosku wskazuje inaczej – czasem PUP chce aby się ograniczyć tylko do wydatków pochodzących z dofinansowania. Na podstawie tych danych będzie nas urząd rozliczał już po przelaniu środków. Każdy wydatek z dofinansowania na rzeczy nie wykazane w tej części będą stanowiły o złamaniu warunków umowy.

Wypełniając tabelę “planowane koszty podjęcia działalności gospodarczej” należy być bardzo dokładnym i szczegółowym. Jeżeli planujemy zakupić wyposażenia biura w postaci mebli powinniśmy precyzyjnie określić jakie to będą meble (biurko, szafka, itp), a w przypadku zakupu towaru – jaki dokładnie towar i w jakiej ilości planujemy kupić.

Bardzo ważne, aby wszystkie przedstawione kwoty były kwotami brutto, jako że to w tych wartościach będziemy się rozliczać. Dotyczy się to także czynnych płatników VAT (więcej na ten temat znajdziesz tutaj: Rozliczenie zakupów ze środków dofinansowania) jak i podatników korzystających z podmiotowego zwolnienia. Cała suma kosztów poniesionych z dotacji musi się dokładnie zgadzać z kwotą, o którą wnioskujemy w dotacji. W przypadku kiedy sumy nie będą się zgadzać, wniosek zostanie odrzucony z powodów formalnych. Należy się również upewnić, że nasz plan wydatków jest spójny z pozostałą częścią biznesplanu. To znaczy, że jeżeli np. w planie marketingowym wykazaliśmy uczestnictwo w targach gdzie będziemy potrzebować banerów i szyldów, to te rzeczy będą w wykazie kosztów uwzględnione.

Różnice między szacowanymi, a realnymi wydatkami

Oczywiście nie zawsze uda nam się idealnie określić wszystkie koszta. Niektóre rzeczy możemy jednak zakupić w promocji lub od czasu złożenia wniosku do otrzymania funduszu, cena może wzrosnąć. Jest to dość regularna kwestia i większość urzędów jest w tej sytuacji trochę wyrozumiała pozwalając, aby realne wydatki różniły się o około 5% w stosunku do tych planowanych. 

Jednakże bardzo ważne w tym momencie jest, aby się upewnić że przy zmianie cen nie łamiemy innych kryteriów. Dla przykładu, jeżeli regulamin dotacji przewiduje dofinansowanie zakupu towaru w wysokości 50% całej kwoty, to tak musi pozostać. W tym wypadku jeżeli kwota za towar uległa podwyższeniu należy zakupić mniej towaru, tak aby ostatecznie ta kwota stanowiła mniej niż 50%.

Każda większa zmiana w zakupach (różnica w cenie większa niż 5%, zakup innych przedmiotów, itd) wymagają pisemnej zgody ze strony urzędu. Działanie na własną rękę w tym wypadku grozi zerwaniem umowy.

Należy również pamiętać, że w tej części całkowicie pomijamy wszystkie wydatki, które zamierzamy płacić z planowanych przychodów firmy. Nie możemy wpisać kosztu wynajmu lokalu, abonamentu telefonu, księgowej, ZUS i innych wydatków bieżących planowanego przedsięwzięcia. Bardzo ważne jest, aby sprawdzić które koszta działalności mogą być finansowane z dofinansowania, a które nie. W zależności od PUP zakup pojazdu czy telefonu może być niekwalifikowany.

Najczęstsze ograniczenia dotyczące dofinansowania

• Towar maksymalnie do 50% dotacji
• Telefon do 1000 zł lub 2000 zł. 
• Samochód specjalistyczny (np. dla firmy nauki jazdy) do 50% dotacji
• Samochód osobowy (np. dla taxi) do 50% dotacji
• Materiały do wykonywania usług do 30% dotacji
• Reklama do 15% dotacji

Dokładne i aktualne informacje znajdziesz w regulaminie lub zasadach przyznawania dotacji swojego urzędu. Pamiętaj, że każdy urząd pracy jest inny i jeżeli nie masz pewności pozwól specjalistom bezbłędnie sporządzić dokumentację w celu pozyskania dotacji z Urzędu Pracy.

Pamiętaj także, że każdy taki zakup należy właściwie i wyczerpująco uzasadnić. Komisja Oceny Wniosków musi być przekonana, że dany zakup jest Ci rzeczywiście niezbędny. Jest to szczególnie istotne w przypadku zakupu np. specjalistycznego sprzętu, dwóch takich samych maszyn czy urządzeń. Jeżeli przedstawiciel komisji nie zrozumie czym ten sprzęt jest i dlaczego jest ważny może odrzucić jego zasadność. W niektórych sytuacjach przedstawiciel może usunąć pozycję z dotacji tym samym zmniejszając wysokość finansowania lub całkowicie odrzucić cały wniosek.